المصادر الرقمية لتقنية المعلومات

كيفية بناء وإدارة التشغيل والتطوير لمشروعك والتفرغ لإطلاق منتج متناسب مع احتياج عملاؤك

تاريخ النشر

يوليو 25, 2022
5114

كيفية بناء وإدارة التشغيل والتطوير لمشروعك والتفرغ لإطلاق منتج متناسب مع احتياج عملاؤك

إن نجاح أي مشروع يحدث عادةً على مستوى الفريق، بعد وضع خطة تنفيذية قوية، وبدون خطة تنفيذية صحيحة، قد يفقد فريق العمل التركيز على جدولة و إدارة التشغيل للمشاريع.

ليس هذا فقط، فقد تحدث مشكلة لا يمكن تفاديها في الميزانية الموضوعة، لذا، لتتأكد من أن مشروعك سيتم تنفيذه ويحقيق الهدف المتوقع منه،

دعنا نستكشف جيدًا كيف نقوم بعمل خطة تنفيذ سليمة

  • الخطة التنفيذية

الخطة التنفيذية هي الاستراتيجية التي يضعها فريق العمل على مستوى الشركة، والتي عادةً ما تكون موجهة للمستقبل.

فهي تحدد ميزانيات الأقسام وأهدافها، لدفع نجاح الخطة الإستراتيجية بأنشطة محددة قائمة على الفريق للأعوام 1-3 القادمة.

وتعمل الخطط التنفيذية بشكل أفضل عندما توضع لقسم بأكمله، وتعمل على تعيين تواريخ استحقاق المهام، وقياس أهداف النجاح، وتحديد المشكلات والتعاون بفعالية.

وهكذا سيعمل الفريق بشكل أفضل عندما يكون هناك اتصال بين الأقسام، لضمان أن الجهاز بأكمله يعمل بسلاسة حيث يصل كل فريق إلى هدفه.

  • فوائد الخطط التنفيذية

لكل خطة تأثير هائل على جميع أعضاء الفريق المعنيين، ويمكن أن يكون بعضها لصالح الشركة أو على حسابهم.

فإذا كان ذلك على حسابهم، فمن الأفضل إدراك ذلك سريعًا حتى تتمكن من تعديل خطتك التنفيذية بسهولة.

وهذا هو الهدف من وضع الخطط التنفيذية، والتي ستمنحك القدرة على معرفة تأثير عملياتك على صافي أرباح الأعمال في الوقت الفعلي، أو في كل معيار، لتعرف بالتحديد خطواتك القادمة.

ومع وجود خطة تنفيذية مخصصة لكل قسم، فأنت تعرف جيدًا متى يمكن أن تصبح الأمور أسوأ ولماذا.

  • كيفية عمل خطة تنفيذية

يتم عادة الاستعانة بالخطط التنفيذية من أجل تخصيص الأموال والموارد والموظفين لكل فترة زمنية تتراوح من 1 إلى 3 سنوات.

لذا فإن جميع الخطوات التي يجب أن تتضمنها الخطة التنفيذية يجب أن تخدم هذا الاتجاه في النهاية.

  • تصور الخطة التنفيذية

من الأفضل أن تبدأ أي خطة تنفيذية بالرؤية، وأن تتضمن السمات الرئيسية فيها مهامًا، لتحقيق أهداف محددة بوضوح.

فبالإضافة إلى إدارة الموظفين لضمان أفضل أداء لهم، يجب أن تحدد رؤيتك من حيث تلك المستويات، ثم تبدأ في مرحلة البحث.

وستعمل هذه الرؤية بمجرد أن تبدأ، على التركيز على المزيد من التفاصيل الواقعية للمشروع.

  • البحث وتحديد الأهداف

ابدأ أولًا بتحديد الأهداف، حيث أن الهدف الأساسي من وجود خطة تنفيذية هو الإجابة على خمسة أسئلة رئيسية:

  1. ما هي الميزانية المحددة؟وذلك من خلال عمل مقارنة بين العام الماضي والحالي.
  2. أين الفريق الآن؟ويجب التعامل مع هذا التساؤل من منظور الميزانية والموارد وأعضاء الفريق.
  3. أين تريد أن يكون الفريق؟وذلك من خلال مدة الخطة التنفيذية سواء للوقت الحالي، أو العام المقبل، أو بعد عامين، أو بعد ثلاث سنوات.
  4. كيف يحقق الفريق أهداف الخطة؟
  5. ما هي المعايير التي يجب أن نستخدمها لقياس التقدم؟يمكن أن يشمل ذلك المواعيد النهائية لإطلاق المنتج، وعدد السلع المصنعة، وعدد حالات خدمة العملاء المغلقة، وعدد مراجعات التقييمات الجيدة، وعدد العملاء المكتسبين، وزيادة الإيرادات بنسبة معينة وما إلى ذلك.

وللإجابة على هذه الأسئلة، ستحتاج إلى مقابلة أعضاء فريقك عن طريق طرح هذه الأسئلة عليهم، ثم تصنيف إجاباتهم.

ثم ابدأ بترتيب إجاباتهم حسب الأولوية في أربعة نقاط:

  1. الأسهل في التنفيذ
  2. الأكثر صعوبة في التنفيذ
  3. الأهم من ذلك
  4. التنفيذ الأقل أهمية.
  • تحديد الميزانية والأشخاص

بمجرد تحديد أهداف الخطة، يجب أن تعلم أن ميزانية خطتك التنفيذية تأتي من الميزانية السنوية للقسم.

فالميزانية هي النقطة الأولى التي يجب مراعاتها عند البدء في تعيين المهام والموارد وتخصيص الميزانية لأعضاء الفريق.

يمكنك أن تأخذ رأي فريقك، فقد يكون لديك شخص أكثر ملاءمة للدور الذي وضعته فيه، أو أن أن تكون هناك مراحل غير ضرورية يمكنك الاستغناء عنها في الخطة.

  • تقرير عن الخطة التنفيذية

الخطة التنفيذية الصحيحة هي التي تتضمن أهدافًا واضحة، للتسليمات والأهداف والجداول الزمنية والموظفين اللازمين لتحقيقها.

وبمجرد وضع خطتك التنفيذية، يجب أن تقدم تقريرًا للإبلاغ عن كل ذلك أثناء تقدم الخطة.

حيث سيرغب أصحاب المصلحة ورؤساء الأقسام والقيادة في مراجعة تقدم خطتك التنفيذية في كل مرحلة.

سواء كان ذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو قائمًا على المشروع، لذا تأكد من تقديم تقرير عن جميع النتائج التي توصلت إليها والتأكد من أن القيادة لا تزال في الاتجاه الصحيح.

ويمكن أن تكون لوحات معلومات المشروع حلًا سهلًا للحصول على تحديثات سريعة ودقيقة.

  • ضبط الخطة التنفيذية

يجب أن تكون دائمًا على استعداد للاتجاه الصحيح، كما هو الحال مع أي مشروع جيد التخطيط.

ومع وجود خطة تنفيذية، يتم تدقيق الأنشطة بحيث يمكنك الآن معرفة وفهم أي جزء من الخطة، لم يتم تنفيذه على المستوى المطلوب.

فيمكنك إجراء التعديلات، وإشراك أعضاء الفريق حسب الحاجة، والحصول على دعم من أصحاب المصلحة ومتابعة المعيار التالي مع خطتك التنفيذية المعدلة حديثًا.

فيمكن إجراء مثل هذه التعديلات بسهولة إذا كان لديك رؤية لوضع خطتك باستخدام برنامج تخطيط المشروع .

وإذا كان عليك إجراء تعديلات على ورقة Excel ثابتة أو مستند  Word، فقد يستغرق تحديث جميع التغييرات ساعات.

الفرق بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التنفيذي

التخطيط التنفيذي هو التخطيط الاستراتيجي، حيث أن فريق التسويق يعتبر جزءًا من المنظمة.

ويشمل التخطيط الاستراتيجي الأسئلة الخمسة المذكورة أعلاه ولكنه موجود على مستوى الشركة بالكامل للعمل عبر الوظائف المختلفة..

أما التخطيط الاستراتيجي، فهو عملية الشركة لتحديد الأهداف والمهام والقيم التنظيمية (بما في ذلك اتجاهها على المدى الطويل).

وذلك لفهم أفضل للموارد والميزانية التي تحتاج إلى تخصيصها لضمان فعالية الخطة، ويمكن أن يشمل ذلك تحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف من مستوى عالي.

وبذلك ستحدد الفرق توجيهاتها الخاصة، كجزء من التخطيط التنفيذي لإنجاح تلك الخطة الإستراتيجية ذات المستوى الأعلى.

لذلك فقد تم بناء التخطيط التنفيذي لدعم هذا الجهد بأهداف واضحة لكل قسم.

ويتضمن ذلك تحديد أدوار كل عضو في الفريق، والأهداف التي يتعين على كل فريق دعمها بشكل أفضل للخطة الاستراتيجية للمنظمة والميزانية والموارد التي يحتاجها لتحقيق ذلك.

إدارة الخطة التنفيذية

الإدارة الوسطى هي التي يخول لها إدارة الخطة التنفيذية، بينما يتم تنفيذ الخطة الإستراتيجية من الأعلى إلى الأسفل.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن نطاقها يكون ضيق ويمكن أن يتغير على أساس سنوي مع التركيز على تخطيط الأنشطة الروتينية.

ويعتبر كثير من المديرين المتوسطين هم الأفضل في تخطيط وتنفيذ الخطة التنفيذية لأنها تتضمن النظر في الأنشطة اليومية والموارد والمهام.

يمكنك طلب خدمه الإدارة والتشغيل من شركة المصادر الرقمية  : إطلب الخدمة الأن 

Spread the love